Welche Aufgaben gehören wirklich in die letzten vier Wochen und was sollte vorher abgeschlossen sein? Wir suchen eine realistische Reihenfolge für finale Gästezahl, Sitzplan, Dienstleistergespräche, Zahlungen und Notfallset.
Bei Kerzen haben wir Ersatz eingeplant, bei großen Vasen und Bögen dagegen exakt kalkuliert. Teure Einzelstücke auf Verdacht zu mieten lohnt selten.
Wir haben den Ablaufplan eine Woche vorher eingefroren. Danach wurden nur noch echte Notfälle geändert und alle bekamen dieselbe Versionsnummer.
Für Kinder war zusätzlich wichtig, ob ein Hochstuhl benötigt wird. Diese Angabe hat der Location bei der Bestuhlung sehr geholfen.
Eine Notfallnummer pro Dienstleister reicht. Die Nummern lagen ausgedruckt bei den Trauzeugen, weil am Hochzeitstag nicht überall guter Empfang war.
Für Make-up und Frisur haben Fotos bei Tageslicht geholfen. Beim Probetermin würde ich außerdem notieren, welche Produkte und Farben verwendet wurden.
Blumen aus der Trauung wurden bei uns während des Empfangs an die Feierlocation gebracht. Dafür braucht es eine feste Person und passende Transportgefäße.
Für die Danksagungskarten haben wir schon bei der Feier notiert, von wem welches Geschenk kam. Zwei Tage später hätten wir vieles nicht mehr sicher zuordnen können.
Plant Dienstleisteressen mit Uhrzeit und Ort. Foto, Video und Musik brauchen häufig eine Pause, dürfen aber nicht genau während eines wichtigen Programmpunkts fehlen.
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