Ein Regenplan sollte nicht erst am Hochzeitsmorgen entstehen. Legt mit Location und Dienstleistern einen festen Entscheidungszeitpunkt fest, zum Beispiel 24 oder 48 Stunden vorher. Prüft, ob Traubogen, Teppich und Stühle schnell umziehen können und wer den Umbau übernimmt. Auch Beschilderung und Stromversorgung brauchen eine wetterfeste Alternative.
Ergänzung aus der Redaktion: Legt alle Absprachen in einer gemeinsamen Liste ab und notiert zu jedem Punkt eine verantwortliche Person. Das ist meist hilfreicher als eine sehr lange allgemeine Checkliste.
Für die Gästeliste haben wir eine gemeinsame Tabelle mit Zusage, Essen, Übernachtung und Transport genutzt. Sensible Angaben hatten nur zwei Personen im Zugriff.
Wir haben für jede Ausgabe den Angebotspreis und den späteren Rechnungsbetrag getrennt notiert. Dadurch wurde sichtbar, wo Zusatzkosten entstanden sind.
Für die Musik haben wir neben Wunschliedern auch eine kurze Bitte-nicht-spielen-Liste erstellt. Der DJ konnte damit sehr gut arbeiten.
Für die Zeremonie gab es einen Plan B mit derselben Sitzordnung. Dadurch musste bei Regen nicht zusätzlich über Plätze und Laufwege entschieden werden.
Beim Farbkonzept hat uns ein echtes Mustertablett mit Stoff, Papier, Kerze und Blume geholfen. Verschiedene Beigetöne wirkten auf Fotos ähnlicher als bei Tageslicht.
Der finale Ablauf sollte eine Versionsnummer oder ein Datum tragen. So lässt sich bei kurzfristigen Änderungen sofort erkennen, wer noch mit einem alten Stand arbeitet.
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