Unser Sitzplan steht, aber erfahrungsgemäß kommen in der letzten Woche noch Absagen. Ab wann druckt ihr Tischplan und Namenskarten? Würdet ihr einzelne Plätze frei lassen, Tische kurzfristig neu mischen oder mit austauschbaren Karten arbeiten? Wir möchten flexibel bleiben, ohne am Vorabend alles neu zu gestalten.
Wir haben den großen Sitzplan erst drei Tage vorher drucken lassen, Namenskarten aber selbst auf austauschbare Halter gesteckt. Zwei Absagen ließen sich damit ohne Neudruck auffangen.
Einzelne Lücken sind meist weniger auffällig als ein komplett umgebauter Tisch. Bei mehreren Absagen an einem Tisch würde ich allerdings mit der Location prüfen, ob ein kleinerer Tisch möglich ist.
Ändert nicht jede Sitzgruppe wegen einer Absage. Die bestehenden Beziehungen und Gespräche sind wichtiger als optisch exakt gleich besetzte Tische.
Eine kleine Reserve unbeschrifteter Karten und derselbe Stift wie bei den Originalen gehören ins Notfallset. Damit lassen sich auch spontane Begleitpersonen ordentlich ergänzen.
Gebt Catering und Location eine feste Frist für die garantierte Personenzahl. Der gedruckte Sitzplan und die abrechenbare Gästezahl müssen nicht zwingend am selben Tag final sein.
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